Zmienne warunki gospodarcze mogą wpłynąć na każdego, w tym szczególnie na przedsiębiorców, którzy muszą ostrożnie zarządzać swoimi budżetami. Niestety, trudności finansowe często prowadzą do wzrostu liczby przeterminowanych płatności. Właściciele firm coraz częściej borykają się z problemem braku zapłaty za wystawione faktury. Gdy problem ten narasta, pojawia się ryzyko utraty płynności finansowej, co w skrajnych przypadkach może prowadzić nawet do bankructwa. Na szczęście przedsiębiorcy mają pewne możliwości działania, które mogą zwiększyć szansę na szybkie odzyskanie należności od dłużników. W artykule wyjaśniamy, co można zrobić w takiej sytuacji – skorzystaj z naszych wskazówek!
Stanowczy nacisk na dłużnika zawsze jest kluczowy
Przede wszystkim koniecznie unikaj bagatelizowania tego problemu. Jeśli termin płatności faktury minął, a Ty nie otrzymałeś stosownej wpłaty, reaguj od razu. Stanowczo i wielokrotnie informuj dłużnika o konieczności uregulowania jego zobowiązania finansowego. Pamiętaj, że im dłużej z tym zwlekasz, tym większe ryzyko, że dług się przedawni i możliwości odzyskania pieniędzy będą nikłe. W ostateczności, gdy pomimo wielu prób kontaktu z dłużnikiem dalej unika on uregulowania faktury, wyznacz ostateczni termin płatności. Poinformuj jednocześnie, że w przypadku braku zapłaty po tej dacie zgłosisz sprawę do firmy windykacyjnej.
Sprawdź też Wydłużenie umowy leasingu – kiedy jest możliwe i jakie są koszta?
Windykacja długu powinna rozpocząć się od próby polubownego załatwienia sprawy
Zanim postanowisz wejść na drogę sądową w celu odzyskania należności z faktury, zajmij się tzw. windykacją polubowną. Z doświadczenia wiemy, że w wielu przypadkach już pierwszy kontakt z dłużnikiem i przypomnienie mu o przeterminowanej płatności skutkuje natychmiastowym uregulowaniem długu. Istotne jest to, abyś w trakcie takiej rozmowy był stanowczy. Pamiętaj, że to Ty sprzedałeś towar lub usługę, za co nie otrzymałeś pieniędzy, także masz pełne prawo do ubiegania się o nie. Podczas rozmowy wyjaśnij dłużnikowi, że otrzymanie tej kwoty jest ważne z punktu widzenia funkcjonowania Twojej działalności, gdyż ma bezpośredni wpływ na zachowanie płynności finansowej.
Nierzadko zdarza się, że osoba zalegająca z płatnością zwyczajnie o tym zapomniała i dokona wpłaty od razu po takiej rozmowie. Z drugiej strony możesz dowiedzieć się także o tym, że dłużnik ma problemy finansowe i nie jest w stanie w całości uregulować faktury. W takim przypadku możesz zaproponować rozłożenie zadłużenia na raty. Jeśli dłużnik będzie zainteresowany tym rozwiązaniem, ustal ich wysokość oraz terminy spłat tak, aby były możliwie najbardziej korzystne dla obu stron.
Jeżeli jednak windykacja polubowna nie przyniesie rezultatów, warto rozważyć faktoring. Dzięki temu narzędziu możesz natychmiast uzyskać środki za wystawione faktury, a odpowiedzialność za windykację przechodzi na firmę faktoringową. Faktoring pozwala nie tylko zachować płynność finansową, ale również zaoszczędzić czas i zasoby, które musiałbyś przeznaczyć na dochodzenie należności.
Sprawdź też Zalety i wady faktoringu – co warto wiedzieć?
Co zrobić, gdy windykacja polubowna jest nieskuteczna?
Na tym etapie wciąż możesz podjąć próbę uniknięcia kierowania sprawy do sądu, co wiąże się z kosztami i niestety bardzo oddala perspektywę szybkiego odzyskania pieniędzy. Nieuregulowaną płatność możesz wystawić na tzw. giełdzie długów lub giełdzie wierzytelności, którą prowadzi wiele firm windykacyjnych. Dlaczego często jest to skuteczne rozwiązanie? Gdyż w sieci pojawiają się dane dłużnika wraz z kwotą jego wierzytelności. Już samo to wiele osób skłoni do jak najszybszego uregulowania płatności. Co więcej, na powyższą giełdę często zaglądają przedsiębiorcy w celu weryfikacji wiarygodności swoich klientów. Oznacza to, że dłużnik może mieć problemy z zakupem produktów czy usług w innych firmach.
Zmagając się z nieuregulowaną w terminie fakturą, zadbaj także o to, aby przerwać współpracę z nierzetelnym klientem. Jest bowiem duże ryzyko, że skoro unika jednej płatności, to będziesz mieć trudności z odzyskaniem pieniędzy za kolejne sprzedane produkty czy usługi.
W ostateczności skieruj sprawę nieuregulowanej faktury do sądu
Ostatnim etapem odzyskiwania wierzytelności, jeśli windykacja polubowna okaże się nieskuteczna, jest skierowanie sprawy do sądu. Gdy wydany zostanie wyrok nakazujący dłużnikowi oddanie pieniędzy, można zlecić wykonanie tego zadania komornikowi. Obecnie złożenie takiego pozwu jest proste, gdyż da się to zrobić online – wystarczy przesłać go do tzw. e-sądu. Pamiętaj, aby dołączyć do niego wszystkie kluczowe dowody dla danej sprawy, co przyspieszy całą procedurę i zwiększy Twoje szanse na pozytywny dla Ciebie wyrok.
Zaletą tego rozwiązania jest nie tylko wygoda oraz oszczędność czasu. Koszty takiej sprawy sądowej są niższe, niż w przypadku skorzystania z tradycyjnej drogi – wynoszą 1,25% wartości sporu (czyli kwoty z nieopłaconej faktury). Do tego jeśli wyrok będzie na Twoją korzyść, a więc wierzyciela, otrzymasz 75% zwrotu kosztów sądowych.
Jakie są inne metody na ściągnięcie należności z niezapłaconej faktury?
Wejście na drogę sądową to oczywiście ostateczność. Wiąże się to z kosztami, a do tego przede wszystkim znacząco wydłuża czas oczekiwania na ostateczne uregulowanie nieopłaconej faktury. Co w takim razie można zrobić, aby zwiększyć szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy?
- naliczanie karnych odsetek – nie otrzymując należności za wykonaną usługę czy sprzedany produkt, możesz zdecydować się na taki krok choć pamiętaj, aby ściśle trzymać się przepisów prawa,
- zlecenie odzyskania należności firmie windykacyjnej – często polega to na sprzedaży długu, co stanowi wygodne rozwiązanie dla wierzyciela (odzyskuje on należną kwotę pomniejszoną o prowizję i jednocześnie nie musi na własną rękę „zmagać się” z dłużnikiem).
- skorzystanie z faktoringu – poprzez sprzedaż faktur firmie faktoringowej, możesz szybko uzyskać środki finansowe, a odpowiedzialność za windykację przechodzi na faktora,
- publiczne rejestry dłużników – umieszczenie dłużnika w rejestrze dłużników może skłonić go do uregulowania należności, gdyż może to wpłynąć negatywnie na jego zdolność kredytową i reputację.
Zdecydowane i konsekwentne działanie to podstawa!
Choć powinieneś traktować swojego klienta, który jest dłużnikiem, z należytym szacunkiem, tak jednocześnie pamiętaj o konsekwentnym działaniu. Gdy rozpoczniesz pierwsze próby odzyskiwania przeterminowanej płatności, postępuj zdecydowanie i dąż do zamierzonego celu kierując się przede wszystkim dobrem własnej firmy. Pamiętaj, że będąc dostawcą produktów czy usług, masz pełne prawo do domagania się wynagrodzenia za wykonane prace. Jak widzisz, dysponujesz też licznymi narzędziami, których używanie zwiększy Twoje szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy – być może nawet bez konieczności wchodzenia na drogę sądową!
Faktury proforma lub faktoring to najlepszy sposób, aby uniknąć przeterminowanych płatności
Na koniec warto podkreślić, że możesz korzystać z narzędzi, które ograniczą ryzyko zmagania się z problemem nieuregulowanych w terminie płatności. Najprostszym z dostępnych zabezpieczeń jest stosowanie faktur proforma. Dlaczego to dobre rozwiązanie? Gdyż z punktu widzenia prawnego nie są one dokumentami stanowiącymi dowody księgowe. W praktyce oznacza to, że osoba, która je otrzyma, nie będzie miała możliwości odliczenia tej kwoty od kosztów uzyskania przychodu. Dopiero po uregulowaniu proformy otrzyma standardową fakturę, która daje takie prawo.
Drugim rozwiązaniem, jeszcze skuteczniejszym, jest faktoring. W jego przypadku, gdy wystawisz fakturę swojemu klientowi, przekażesz ją do firmy faktoringowej. Po jej akceptacji otrzymasz nawet do 100% kwoty, jaka się na niej znajduje. Pieniądze masz więc praktycznie natychmiast, a do tego Twój klient będzie zobowiązany przelać należną sumę faktorowi – jeśli spóźni się z płatnością, to firma faktoringowa zajmie się windykacją.
- Odpowiedź z decyzją w ciągu 24h
- Najlepsza oferta na rynku