Zdecydowałeś się leasingować samochody w swojej firmie i zastanawiasz się teraz, jak rozliczać to finansowanie, aby było dla Ciebie maksymalnie korzystne? Kilka kluczowych, związanych z tym wskazówek znajdziesz w poniższym artykule – zapraszamy do lektury! Leasing to niezwykle popularne dziś źródło finansowania, które przy ograniczonych do minimum kosztach daje przedsiębiorstwom dostęp do kluczowych narzędzi pracy, w tym aut. Jednak abyś wybrał ofertę, która naprawdę jest korzysta dla Twojej firmy, musisz zrozumieć, na jakich zasadach jest udzielane i jakie w związku z tym masz możliwości jego rozliczania. W poniższym artykule znajdziesz informacje na ten temat – zapraszamy do lektury!
Dlaczego warto rozważyć leasing samochodu?
W dzisiejszych czasach samochody są podstawowymi narzędziami pracy dla zdecydowanej większości firm. Niestety jednak auta są drogie, przez co ich zakup za gotówkę wiąże się z koniecznością zamrażania ogromnych środków finansowych. W przypadku leasingu unikasz tego – zachowujesz większość tych pieniędzy, które możesz wykorzystać np. na inne inwestycje. Często spotkasz się z ofertami bez wkładu własnego lub takie, gdzie jest on symboliczny. W trakcie obowiązywania umowy korzystasz z samochodów opłacając z tego tytułu raty, których celem niekoniecznie musi być spłacenie pełnej wartości leasingowanych pojazdów. Co ważne, raty te możesz nawet w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
- możliwość negocjowania warunków finansowania m.in. pod kątem wysokości rat, długości trwania umowy czy wielkości czynszu inicjalnego,
- ograniczone do minimum formalności podczas wnioskowania o leasing i szybkie decyzje związane z jego przyznaniem,
- możliwość oddania samochodu po zakończeniu umowy lub wykupu na własność,
- niższe niż w przypadku kredytu wymagania związane ze zdolnością kredytową.
Jakie koszty leasingu auta można odliczyć od podatku dochodowego?
Jak wiemy z doświadczenia, do korzystania z ofert leasingowych przedsiębiorców najczęściej zachęcają wynikające z tego korzyści podatkowe. Jednak musisz mieć świadomość tego, że ich zakres uzależniony jest od rodzaju leasingu, który może być operacyjny lub finansowy. Z tego powodu w dalszej części artykułu przeanalizujemy korzyści dla obu tych rodzajów finansowania. Główne różnice polegają na zakres odliczeń podatkowych, jakich można dokonać.
Jednocześnie pamiętaj, że korzyścią z leasingowania samochodów zawsze jest brak konieczności zamrażania dużych środków finansowych. Do tego dochodzi elastyczność umowy oraz w wielu przypadkach możliwość oddania pojazdu po jej zakończeniu i np. wzięcia w leasing kolejnego, fabrycznie nowego.
Sprawdź też 
Koszt leasingu – jak go obliczyć?
Co można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności w przypadku leasingu operacyjnego?
Nie ulega wątpliwości, że od wielu lat to właśnie leasing operacyjny jest najchętniej wybieraną formą finansowania firmowych samochodów. Wynika to ze zdecydowanie większych korzyści podatkowych w porównaniu z tymi, jakie można uzyskać przy leasingu finansowym.
- całość rat, a więc zarówno część odsetkową, jak i kapitałową,
- czynsz inicjalny, czyli opłatę wnoszoną w momencie podpisania umowy leasingu – stanowi pewien procent wartości finansowanego pojazdu,
- wydatki eksploatacyjne, a więc zarówno związane z serwisowaniem auta, jak i zakupem paliwa,
- wydatek, jaki poniesiesz w przypadku wykupu samochodu na zakończenie umowy.
Powyższa lista uwidacznia dodatkową zaletę leasingu operacyjnego – możliwość wykupu przedmiotu umowy w momencie jej zakończenia. Pamiętaj, że jest to tylko opcja, gdyż pojazd możesz także oddać leasingodawcy. Jednak im dłużej będziesz leasingować samochód, tym niższa będzie kwota wykupu – nierzadko wręcz symboliczna.
Co jest kosztem uzyskania przychodu przy leasingu finansowym?
Podstawowa różnica polega tutaj na tym, że w leasingu finansowym zobowiązujesz się wykupić samochód na zakończenie umowy. Dla niektórych może to być wada, ale z drugiej strony ma to istotną zaletę – pojazd od razu zaliczasz do majątku firmy. Oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za opłaty amortyzacyjne, a te można wrzucić do kosztów uzyskania przychodu. Do tego podatek VAT płacisz od razu w całości wraz z podpisaniem umowy – w leasingu operacyjnym VAT naliczany jest od każdej raty.
Jednak musisz liczyć się z tym, że w tym finansowaniu do kosztów uzyskania przychodu zaliczysz jedynie odsetkową część rat. Do tego, podobnie jak wcześniej, masz prawo odpisać wydatki związane z eksploatacją auta.
Limity odliczeń od podatku dla leasingu samochodu
Ważną zmianą, która weszła w życie w 2019 roku, jest wprowadzenie limitów zaliczenia wydatków na leasing samochodu do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z nowymi przepisami, maksymalne limity dla samochodów osobowych wynoszą 150 tysięcy złotych dla pojazdów spalinowych oraz 225 tysięcy złotych dla samochodów elektrycznych lub napędzanych wodorem. Limity te mają zastosowanie zarówno do wpłat wstępnych, jak i do rat leasingowych. Ważne jest, aby zaznaczyć, że podane kwoty są netto dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako płatnicy VAT oraz brutto dla tych zwolnionych z tego podatku.
- Całkowita wartość pojazdu powyżej limitu nie jest zaliczana do kosztów podatkowych.
- W efekcie, wydatki na leasing takich pojazdów są rozliczane tylko do wysokości ustalonego limitu.
Aby wyliczyć proporcjonalną część kosztów, którą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, stosuje się następującą formułę: 150 tys. zł/wartość przedmiotu leasingu (tj. kwota brutto minus możliwy do odliczenia podatek VAT w zł)x100%
Należy pamiętać, że te ograniczenia dotyczą wyłącznie rat leasingowych i nie mają zastosowania do wydatków eksploatacyjnych, które są rozliczane oddzielnie.
Sprawdź też 
Leasing wykup prywatny samochodu (wykup z leasingu na osobę prywatną) – jak wygląda?
Limity odliczenia podatku VAT dla leasingu samochodu
Pewne ograniczenia mogą pojawić się również w przypadku odliczania podatku VAT dla leasingu samochodu. Przypominamy, że ten płaci się przy każdej racie lub z góry po podpisaniu umowy zależnie od formy leasingu – operacyjny lub finansowy. Jakie są w takim razie limity?
Unikniesz ich w przypadku, gdy leasingowany pojazd będziesz wykorzystywać wyłącznie do celów służbowych. Jeśli natomiast auta będziesz używać również prywatnie, zgodnie z prawem możesz odliczyć tylko 50% podatku VAT. Pamiętaj, że identyczne zasady dotyczą kosztów eksploatacji pojazdu.
- złożenie druku VAT-26 do Urzędu Skarbowego, który ma na celu zgłoszenie pojazdu użytkowanego w firmie,
- skrupulatne ewidencjonowanie przebiegu samochodu,
- określenie regulaminu sposobu eksploatacji auta, jeśli w firmie korzysta z niego wielu kierowców,
- przestrzeganie złożonego oświadczenia, czyli nieużywanie samochodu do celów prywatnych.
Co zrobić, żeby skorzystać z odliczenia podatku VAT?
Odliczenie podatku VAT od leasingu samochodowego jest możliwe, ale wymaga spełnienia określonych warunków i przestrzegania odpowiednich procedur.
- Rejestracja jako płatnik VAT - pierwszym krokiem jest zarejestrowanie Twojej działalności gospodarczej jako płatnika VAT w Urzędzie Skarbowym. Bez tego statusu nie będziesz mógł odliczać VAT od leasingu.
- Posiadanie odpowiedniej faktury - musisz posiadać fakturę VAT od leasingodawcy, która dokumentuje opłacenie podatku VAT. Faktura ta powinna wyraźnie określać warunki leasingu oraz kwoty VAT, które podlegają odliczeniu.
- Wykorzystanie samochodu wyłącznie do celów służbowych - aby móc odliczyć pełną kwotę VAT, samochód leasingowany musi być wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli pojazd jest używany również prywatnie, możliwość odliczenia VAT jest ograniczona do 50% kwoty.
- Deklaracja VAT-26 - jeśli samochód jest używany wyłącznie do celów służbowych, konieczne jest złożenie w Urzędzie Skarbowym deklaracji VAT-26. Deklaracja ta informuje urząd o zamiarze wykorzystania pojazdu wyłącznie do celów firmowych.
Jeśli nie skorzystałeś z odliczenia VAT w okresie rozliczeniowym, w którym powstało to prawo, masz możliwość dokonania korekty podatkowej w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Pamiętaj, aby wszystkie korekty były poparte odpowiednią dokumentacją.
Jak rozliczać leasing samochodu w kosztach firmy? Podsumowanie
Rozliczanie leasingu samochodu w kosztach firmy to proces, który wymaga zrozumienia różnych aspektów finansowych i podatkowych. Kluczem do maksymalizacji korzyści podatkowych jest odpowiedni dobór rodzaju i parametrów leasingu, dokładne dokumentowanie oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów podatkowych.
Pamiętając o tych elementach i dostosowując je do specyfiki i potrzeb swojej firmy, przedsiębiorcy mogą efektywnie włączyć koszty leasingu do swojej strategii finansowej, co przyniesie korzyści finansowe i podatkowe dla firmy. Warto również zwrócić uwagę na bieżące zmiany w przepisach podatkowych, które mogą wpływać na sposób rozliczania leasingu. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z doradcą leasingowym lub podatkowym.
